Her er privatlivet vigtigt

Privat politik

Når du besøger Rungstedgaard eller vores hjemmeside, sker der behandling af personoplysninger. Denne politik beskriver, hvordan vi behandler de personoplysninger, som indsamles i forbindelse med dit hotel-, restaurant- eller konferenceophold på Rungstedgaard samt når du bruger vores hjemmeside Rungstedgaard.dk.

1. Dataansvarlig

Forsikringsakademiet A/S, CVR-nr. 20733616 er dataansvarlig for den indsamling og behandling af personoplysninger, der er beskrevet i nærværende politik. Rungstedgaard er en del af Forsikringsakademiet A/S, hvorfor eksempelvis Whistleblowerordning alene forefindes på Forsikringsakademiets hjemmeside forsikringsakademiet.dk men omfatter hele virksomheden og kan tilgås med et link fra Rungstedgaards hjemmeside.

2. Indsamling af personoplysninger

Rungstedgaard indsamler og behandler personoplysninger om dig, når du besøger Rungstedgaards hotel eller restaurant, ved brug af vores hjemmeside og din tilmelding til nyhedsbreve. Du vil altid blive informeret når vi indsamler dine personoplysninger. Disse personoplysninger vil ofte være navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, kreditoplysninger samt oplysninger om dit ophold på Rungstedgaard, præferencer, forbrug, mv.

Allergener behandles diskret og uden navn.

Oplysningerne indsamles som udgangspunkt direkte fra dig, men vi kan også modtage oplysninger fra andre kilder, herunder arrangører af konferencer eller møder, selvstændige udbydere af bookingservices mv.

3. Hvorfor behandler Rungstedgaard dine personoplysninger?

Rungstedgaard behandler personoplysninger om dig til følgende formål:

Booking af hotelophold eller restaurantbesøg
Når du skal gennemføre booking af hotelophold eller restaurantbesøg, behandler vi oplysninger om dig for at behandle din forespørgsel og verificere at vi har plads, gennemføre bookingen samt endelig for at sende dig en kvittering.

Vi behandler i den forbindelse oplysninger om navn, e-mailadresse, telefonnummer, oplysninger om medfølgende gæster samt ankomst- og afrejsedato.

Når du booker ophold eller restaurantbesøg via vores hjemmesider, behandles dine kreditkortoplysninger af vores betalingsudbyder.

Grundlaget for behandlingen er, at personoplysningerne er nødvendige for at opfylde aftalen med dig. Oplysninger om eventuelt medfølgende gæster behandles på baggrund af vores legitime interesse i at opfylde den aftale vi har indgået med dig.

Ophold på Rungstedgaard
Rungstedgaard behandler og opbevarer oplysninger om dig i forbindelse med dit ophold hos os og tilbyder dig de services, som du har bestilt. Vores grundlag for denne behandling er opfyldelsen af aftalen om dit ophold, jf. ovenstående.

For alle øvrige services vil vi indsamle og behandle dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at give dig den bedste oplevelse under dit ophold på Rungstedgaard og den bedst mulige service ved fremtidige ophold.

Kundetilfredshedsundersøgelser
Hvis du har afgivet din e-mail i forbindelse med booking af dit ophold hos Rungstedgaard, vil vi i visse tilfælde efter endt ophold sende dig en e-mail, der indeholder link til en kundetilfredshedsundersøgelse. Vores grundlag for denne behandling er interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da vi har en legitim interesse i at forbedre vores services.

Markedsføring og nyhedsbreve
Hvis vi har modtaget dit forudgående samtykke hertil, vil Rungstedgaard behandle dine personoplysninger til fremsendelse af e-mails og nyhedsbreve fra Rungstedgaard med blandt andet aktuelle medlemsfordele og -tilbud, informationer om arrangementer og rabatter hos Rungstedgaard. Hvis du på et tidspunkt ikke ønsker at modtage disse e-mails og nyhedsbreve, kan du framelde dig ved at rette henvendelse pr. e-mail på rec@rungstedgaard.dk eller ved at benytte afmeldingslinket i bunden af nyhedsbrevet.

Videoovervågning
Rungstedgaard foretager videoovervågning på vores lokaliteter. Der er opsat skiltning i de områder, som videoovervåges.

Optagelserne vil kun blive gennemgået i tilfælde af mistanke om kriminelle handlinger, overtrædelse af vores retningslinjer eller med henblik på afklaring af tvister eller sikkerhedsrelaterede hændelser. Kun to særligt betroede medarbejdere på Rungstedgaard har adgang til optagelserne.

Videoovervågningen sker på grundlag af Rungstedgaards legitime interesse i forebyggelse af kriminalitet samt sikkerhed for vores gæster.

Optagelserne kan blive videregivet til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed, hvis dette sker til varetagelse af offentlige eller private interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 4, herunder hvis fremlæggelsen på anden måde er underlagt lovkrav. Hvis det er nødvendigt at fremlægge optagelserne til andre formål end førnævnte, vil vi anmode om dit samtykke til en sådan fremlæggelse, hvis du indgår i optagelserne.

Vi sletter optagelserne efter 14 dage.

Whistleblowerordning
Mistanke om ureglementeret adfærd og overtrædelser af gældende ret eller interne retningslinjer kan rapporteres via vores whistleblowerordning som findes gennem et link på Rungstedgaards hjemmeside – der viderestiller til Forsikringsakademiet.dk; Rungstedgaards ejer.

Når der foretages en indberetning, vil vi behandle personoplysninger om de registrerede, der er en del af indberetningen (dvs. afsenderen af indberetningen, den indberettede person og andre involverede tredjeparter) med henblik på at håndtere og undersøge indberetningen.

Hvis du indberetter en formodet overtrædelse, forbliver en sådan indberetning fortrolig og efter dit valg anonym. Du bør dog under alle omstændigheder angive en e-mailadresse, som du kan kontaktes på, da vi kan have behov for at indhente yderligere oplysninger om overtrædelsen for at kunne håndtere sagen korrekt.

Vi kan behandle følgende personoplysninger om den indberettede person: Navn, stilling, kontaktoplysninger og rapporterede oplysninger, herunder beskrivelse af den formodede overtrædelse.

Følgende personoplysninger kan behandles om andre tredjeparter, der er nævnt i indberetningen: Navn, stilling, kontaktoplysninger og rapporterede oplysninger.

Vi behandler personoplysningerne baseret på vores legitime interesse i at undersøge indberettede forhold, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Da det pr. 17. december 2021 er obligatorisk for Rungstedgaard at have en whistleblowerordning, vil personoplysningerne herefter behandles for at opfylde vores retlige forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Kundehenvendelser og kommunikation
Når du henvender dig til Rungstedgaard, indsamler og behandler vi de oplysninger, som du afgiver med henblik på at behandle dine henvendelser. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse. I den forbindelse bør oplysningerne alene sendes i stærkt krypteret form, hvis du fremsender disse via e-mail.

Vores grundlag for behandlingen afhænger af karakteren af din henvendelse. Grundlaget vil dog ofte være, at behandlingen er nødvendig forud for indgåelse af aftale, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b eller vores legitime interesse i at håndtere din henvendelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Brug af hjemmeside
Rungstedgaard har adgang til oplysninger om besøgende på hjemmesiden samt de besøgendes brug af hjemmesiden og dennes funktioner.

Når du har besøgt Rungstedgaards hjemmeside, indsamler vi følgende oplysninger om dig:

De sider du har besøgt, hvornår og hvor længe
Brugeradfærd
Browsertype
IP-adresse

Denne information bruges til at opnå kendskab til brugernes anvendelse af hjemmesiden samt forbedre hjemmesiden. Vi bruger derudover data om alle vores brugeres navigation for at forstå, hvordan vores brugere som en samlet gruppe anvender hjemmesiden, og forsøger på denne baggrund at gøre hjemmesiden bedre. Vi kan ikke se, hvor du kommer fra eller surfer hen på internettet, når du forlader vores site. Derudover indsamler vi information om, hvilke produkter vores brugere, som en samlet gruppe, fortrækker. Denne information bruges også til at forbedre hjemmesiden.

De indsamlede personoplysninger behandles på grundlag af Rungstedgaard ’s legitime interesse i at forfølge ovennævnte formål.

Brug af DigitalGuest på Rungstedgaard
Når du anvender Rungstedgaards web-baserede app DigitalGuest, indsamler og behandler vi følgende oplysninger om dig:

Brugeradfærd
IP-adresse
Browsertype, browserindstillinger, browserkonfiguration og plugins
Dato og tid for brug af app’en
Information om den enhed, du anvender til at tilgå app’en, herunder hvilken type af enhed du anvender, operativsystem, indstillinger på enheden, applikations ID, unikke enhedsidentifikatorer og crash data
Lokation

Informationerne bruges til at opnå kendskab til brugernes anvendelse af app’en samt forbedre app’en. Vi behandler information om din IP-adresse, lokation og reservationer på Rungstedgaard med det formål at stille app’ens funktioner til rådighed for dig. Vi behandler derudover bookinginformation med det formål at kunne indgå en aftale med dig om booking af et værelse på Rungstedgaard.

De indsamlede personoplysninger behandles som udgangspunkt på grundlag af Rungstedgaard ’s legitime interesse i at forfølge ovennævnte formål, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Grundlaget for behandling af bookinginformation er, at behandlingen er nødvendig for indgåelse af en aftale med dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Vi behandler kun oplysninger om din lokation, hvis du giver samtykke til dette via app’en, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Rekruttering
Hvis du søger om ansættelse på Rungstedgaard via vores hjemmeside, indsamler vi de personoplysninger om dig, som du oplyser i forbindelse med fremsendelse af din ansøgning, CV og eventuelle bilag mv. med henblik på at evaluere din ansøgning. Vi anvender systemet EasyCruit til at sikre, at din ansøgning maksimalt gemmes i 6 måneder og at dine personoplysninger her gemmes forsvarligt, hvor kun den relevante leder og den HR-ansvarlige har adgang til at se dine personoplysninger.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er din ansøgning om indgåelse af en ansættelseskontrakt med Rungstedgaard, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, og vores legitime interesse i at behandle de personoplysninger, du selv har givet os, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger, som fx personoplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger mv.

Du vil modtage yderligere information om vores behandling af dine personoplysninger under selve ansættelsesprocessen.

Andre formål
Udover ovenstående formål kan Rungstedgaard ligeledes behandle dine personoplysninger med henblik på at opfylde lovkrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c eller for at fastlægge, udøve eller forsvare retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f.

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre websites eller til integrerede websites. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre selskabers websites eller deres praksis i forbindelse med indsamling af personoplysninger. Når du besøger andre websites, opfordres du til at læse indehaverens politik med hensyn til beskyttelse af personoplysninger samt andre relevante politikker.

4. Hvem deler Rungstedgaard dine personoplysninger med?

Rungstedgaard overlader i nogle tilfælde dine personoplysninger til Rungstedgaard s leverandører, som leverer ydelser på Rungstedgaard s vegne, fx i forbindelse med leverance af bookingsystem, Digital Guest-løsningen, udsendelse af nyhedsbreve, kundetilfredshedsundersøgelser og rekrutteringsløsningen. Disse leverandører behandler alene personoplysningerne på Rungstedgaards vegne og i overensstemmelse med Rungstedgaards instruks og kan således ikke behandle personoplysningerne til egne formål.

Under visse omstændigheder og ifølge lovgivningen kan det være nødvendigt at videregive personoplysninger til myndighederne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Videregivelse kan endvidere ske, hvis det er nødvendigt for opfyldelse af en aftale, som du er part i, fx i forbindelse med bestilling af en rejse. Vi kan også videregive dine personoplysninger for at etablere, udøve eller forsvare vores juridiske rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f. Vi kan derudover også videregive dine personoplysninger til eksterne revisorer for at overholde vores revisionspligt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel som udgangspunkt baseres på EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

5. Tilbagekaldelse af samtykke

Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet til Rungstedgaard. Tilbagekaldelse af samtykke kan dog medføre, at det ikke længere vil være muligt for os at tilbyde samme produkter og services til dig. Hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage, kan du kontakte os via e-mail eller telefon som angivet nedenfor under afsnit 6.

Tilbagekaldelse af samtykke til vores nyhedsbrev kan også ske via afmeldingslinket direkte i henvendelsen.

Tilbagekaldelsen af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen.

6. Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger Rungstedgaard behandler om dig, og til hvilket formål oplysningerne behandles. Du har endvidere ret til at gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger behandles, herunder til profilering og ret til at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger, der er urigtige, vildledende eller på lignende måde behandlet i strid med lovgivningen eller kræve begrænsning af behandlingen.

Herudover har du i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, som Rungstedgaard har registreret, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få transmitteret disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

Hvis du ønsker at udøve en af disse rettigheder, kan du rette henvendelse til:

Rungstedgaard
Rungsted Strandvej 107
2960 Rungsted Kyst
E-mail: rec@rungstedgaard.dk
Telefon: +45 45 86 44 22

7. Sikkerhed

Rungstedgaard lægger stor vægt på, at alle personoplysninger behandles fortroligt, og at oplysningerne kun behandles af medarbejdere, der er instrueret i, hvordan personoplysninger skal behandles for at undgå, at oplysninger tilintetgøres eller kommer uvedkommende i hænde.

8. Opbevaring af personoplysninger

Rungstedgaard sikrer den nødvendige ajourføring af de opbevarede oplysninger, således at personoplysningerne til enhver tid er korrekte.

Dine personoplysninger vil blive slettet, når det ikke længere er nødvendigt for Rungstedgaard at behandle eller opbevare dem til brug for ovenstående formål eller på grundlag af andet legitimt formål.

De personoplysninger, som vi har registreret om dig i forbindelse med besøg på Rungstedgaard, opbevarer vi indtil 730 dage fra seneste besøg. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af vores legitime interesse i at kunne yde kundeservice og håndtere eventuelle retskrav.

Dokumentation for dit markedsføringsretlige samtykke opbevares i 2 år, fra du har tilbagekaldt dit samtykke til at modtage direkte markedsføringsmateriale. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af Rungstedgaards legitime interesse i at kunne dokumentere, at direkte markedsføring er sket i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Optagelser fra videoovervågning med henblik på at forebygge kriminalitet slettes eller anonymiseres senest 14 dage efter, optagelsen fandt sted, medmindre det er nødvendigt for Rungstedgaard at opbevare optagelserne med henblik på at behandle en konkret tvist, fx i forbindelse med opklaring af kriminalitet eller andre ulovlige handlinger. Optagelser fra videoovervågning til andre formål vil blive slettet, når det ikke længere tjener et sagligt formål at opbevare oplysningerne.

Indberetninger modtaget via vores whistleblowerordning, der falder uden for ordningen eller i øvrigt viser sig grundløse, slettes umiddelbart efter konstateringen heraf. Indberetninger, der behandles, men ikke fører til politianmeldelse eller henvendelse til andre offentlige myndigheder, slettes 2 måneder efter endt undersøgelse. Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller andre relevante myndigheder, slettes oplysningerne umiddelbart efter afslutningen af sagen, medmindre oplysningerne overføres til den indberettede medarbejders personalemappe. I så fald slettes personoplysningerne senest 5 år + 6 måneder efter ansættelsesforholdets ophør.

Personoplysninger, der indgår i bogføringsmateriale, opbevares i 5 år + 6 måneder fra regnskabsårets udløb, hvorefter oplysningerne slettes. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af opbevaringskravene i bogføringslovens § 10 og sker derfor med henblik på at overholde gældende lovgivning.

Personoplysninger indsamlet i forbindelse med rekruttering opbevares under ansættelsesproceduren. Hvis vi ikke kan tilbyde dig en stilling, opbevarer vi din ansøgning, CV og eventuelle bilag i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til længere tids opbevaring.

Oplysningerne kan dog blive opbevaret i en længere periode end angivet ovenfor, hvis det er påkrævet i henhold til lovgivningen, eller hvis det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Oplysningerne kan ligeledes blive opbevaret længere i anonymiseret form, dvs. i en form, hvor det ikke længere vil være muligt at relatere oplysningerne til dig.

9. Cookies

Når du besøger vores hjemmeside Rungstedgaard.dk, indsamles der oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse og forbedre vores indhold og til at øge værdien af de annoncer, der vises på siden. Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger, bør du slette dine cookies (se vejledning) og undlade videre brug af websitet. Nedenfor har vi uddybet, hvilke informationer der indsamles, deres formål og hvilke tredjeparter, der har adgang til dem.

Hjemmesiden anvender "cookies", der er en tekstfil, som gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus.

Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Se vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering

Hvis du sletter eller blokerer cookies, vil annoncer kunne blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du kan desuden risikere at websitet ikke fungerer optimalt samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

10. Kontakt

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at klage over behandlingen af personoplysninger, kan du kontakte Rungstedgaard via e-mail eller telefon. Hvis din klage ikke bliver løst af os, og du vil gå videre med sagen, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk